Funciones del oficial civil

1- Investigación acerca de las funciones que desempeña el Oficial del Estado Civil.

a. La descripción especifica de las funciones, dando su opinión de cada una de ellas.

A los Oficiales de Estado Civil les son propias las siguientes atribuciones:

• Recibir e instrumentar todo acto concerniente al Estado Civil.

• Custodiar y conservar los registros y cualquier documento en relación con los mismos en buen estado.

• Expedir los extractos y legalizaciones relativos al Estado Civil.

• En el extranjero, las funciones del Estado Civil, se les atribuye a los cónsules y diplomáticos; en los buques de guerra a los comisarios, en los buques mercantes a los capitanes. Los Oficiales de Estado Civil deberán conformarse a las instrucciones que reciban de la Junta Central Electoral y la Oficialía Central del Estado Civil y estarán bajo la inmediata y directa vigilancia de los procuradores fiscales.

• Llevar en dos originales los registros de nacimiento, divorcio, matrimonio y defunción. El director de la Oficina Central del Estado Civil autenticará con su firma los actos que hayan quedado sin firmar por el oficial actuante, en caso de muerte o cualquier otra circunstancia.

• Cerrar a fin de cada año los registros y enviar el original que corresponde a la Oficina Central conjuntamente con una copia del índice correspondiente.

• Extender un acta de clausura al final de cada año, en la cual se indicará el número de actos que contenga el registro. 

• Enviar copias de los actos a la Oficina Central del Estado Civil.

• Comunicar al Procurador General de la República la perdida de uno de los libros.

Nuestra opinión sobre las funciones del oficial civil

Las funciones del oficial civil, están establecida en los reglamentos y las leyes que rigen a todas las oficialías de estado civil de la Republica Dominicana; sin embargo, podemos encontrar un oficial civil actuando independientemente a lo que se contempla en dichos reglamentos y realiza sus acciones según su intima convicción de lo que considera que debería ser el procedimiento. Esta actitud constituye una dificultad de tal magnitud que muchas personas se ven limitadas para accesar a los servicios por las inmensas frustraciones en cuanto al procedimiento particular de un oficial de estado civil.

Consideramos que deben existir otros medios de disfunción de las funciones del oficial civil para que toda la población tengan acceso a las mismas. En la pagina de la JCE (Junta Central Electoral) se pueden obtener todas estas informaciones, pero no todos los ciudadanos tienen el acceso a Internet o las habilidades para hacer uso de este medio.

b. Los pasos requeridos para cada uno de los procedimientos que son llevados por el oficial civil.

A) Registros de Nacimiento.

Se señalan todos los datos los correspondientes al declarado y sus padres, tales como nombres y lugar y fecha del nacimiento del declarado, así como su sexo, los nombres y demás generales de ley de sus padres.

En caso de que la declaración sea realizada por una persona que no sea uno de sus padres, también se deberán consignar todos los datos del declarante.

Para la Declaración Oportuna

1) Si se trata de la Declaración del hijo de la madre.

a) Cédula de Identidad y Electoral de la madre, pasaporte o Cédula de Identidad para Extranjera, si es extranjera residente legal.

b) Certificado de la Clínica u Hospital (debe contener la dirección, ya que ésta es la que determina la jurisdicción).

2) Si se trata de la Declaración del hijo nacido de una relación consensual, cuya paternidad va a ser asumida por el padre.

a) Cédula de Identidad y Electoral del padre o pasaporte si es extranjero.

b) Cédula de Identidad y Electoral de la madre o pasaporte si es extranjera.

c) Certificado de la Clínica u Hospital (debe contener la dirección, ya que ésta es la que determina la jurisdicción).

La presencia del padre tiene carácter de obligatoriedad.

3) Si se trata de la Declaración del hijo de padres casados entre sí.

a) Cédula de Identidad y Electoral del padre o pasaporte si es extranjero.

b) Cédula de Identidad y Electoral de la madre o pasaporte si es extranjera.

c) Certificado de la Clínica u Hospital (debe contener la dirección, ya que ésta es la que determina la jurisdicción).

d) Acta de Matrimonio (debe estar actualizada).

Los hijos de madre extranjera o de ambos padres extranjeros, nacidos a partir del 18/5/07, se registran en el Libro para hijos de madre extranjera, aún sin la presentación de su documento de identidad (Pasaporte).

Reconocimientos

a) Cédula de Identidad y Electoral del padre o pasaporte si es extranjero.

b) Cédula de Identidad Electoral de la madre o pasaporte si es extranjera.

c) Acta de Nacimiento del hijo o hija ( en cuyo favor se hará el reconocimiento) declarada por la madre, si el hijo o hija nació en el extranjero, la partida de nacimiento debe ser previamente transcrita en los Registros del país.

d) Dos (2) testigos debidamente identificados con su Cédula de Identidad y Electoral, si fueren dominicanos o con sus pasaportes, si se tratare de extranjeros.

Si se trata de la Declaración del hijo de la madre.

a) Cédula de Identidad y Electoral de la madre, y si es extranjera, la Cédula de Identidad para Extranjero o su pasaporte y si no lo es, se registra en el Libro de Extranjero siempre que el nacimiento haya ocurrido a partir del 18/5/07.

b) Certificado de la Clínica u Hospital (debe contener la dirección, ya que ésta es la que determina la jurisdicción).

c) Resolución No.7/03 y el Manual de Declaraciones Tardías de Nacimiento.

2) Si se trata de la Declaración del hijo nacido de una relación consensual, cuya paternidad va a ser asumida por el padre.

a) Cédula de Identidad y Electoral del padre o pasaporte si es extranjero y la madre es extranjera.

b) Cédula de Identidad y Electoral de la madre o pasaporte si es extranjera y el padre es dominicano.

c) Certificado de la Clínica u Hospital (debe contener la dirección, ya que ésta es la que determina la jurisdicción).

La presencia del padre tiene carácter de obligatoriedad.

d) Resolución No.7/03 y el Manual de Declaraciones Tardías de Nacimiento.

3) Si se trata de la Declaración del hijo de padres casados entre sí.

a) Cédula de Identidad y Electoral del padre o pasaporte si es extranjero.

b) Cédula de Identidad y Electoral de la madre o pasaporte si es extranjera.

c) Certificado de la Clínica u Hospital (debe contener la dirección, ya que ésta es la que determina la jurisdicción).

d) Acta de Matrimonio (debe estar actualizada).

e) Resolución No.7/03 y el Manual de Declaraciones Tardías de Nacimiento.

La Declaración Tardía de Nacimiento debe ser ratificada por sentencia del Tribunal competente, la cual es asentada al margen del acta de nacimiento.

En caso de Adopción

Son las Oficialías del Estado Civil las que tienen a su cargo la transcripción de las Sentencias de Adopción, para lo cual debe depositarse el expediente contentivo de todo el procedimiento, anexándose al mismo el oficio de autorización de la Junta Central Electoral.

Requisitos para obtener una Cédula de Menor o Mayor de edad? 

Le informamos que para obtener su cédula sólo debe pasar por el Centro de Cedulación más cercano, con un acta de nacimiento para fines de cédula, original y en papel de seguridad.

B) Matrimonio

a) Cédulas de Identidad de los contrayentes.

b) Acta de Divorcio (si han sido casados anteriormente).

c) Acta de Defunción (si se tratare de un viudo o viuda).

d) Acta de Nacimientos de los contrayentes.

e) Dos (2) testigos por lo menos. De los testigos, dos (2) por lo menos no pueden ser familia o parientes directa o colateralmente hasta el tercer grado inclusive de los contrayentes.

f) Si tienen hijos en común acta de nacimiento (estos deben estar previamente reconocidos).

g) En los casos de menores de edad, acta de nacimiento del menor, Cédula de los padres, consentimiento de éstos, el cual puede ser otorgado al momento de la ceremonia de matrimonio o mediante acto auténtico o bajo firma privada debidamente legalizado, cuando el menor no ha cumplido los 16 años de edad y la menor no ha cumplido los 15, requieren de una dispensa de minoridad expedida por el Juez de Primera Instancia. A falta de los padres, el consentimiento podrá ser otorgado por los abuelos. Si hay disentimiento entre el abuelo y la abuela de la misma línea, bastará el consentimiento del abuelo. Igualmente, si hay disentimiento entre las dos líneas el empate produce el consentimiento. A falta de los padres o de los abuelos o ante la imposibilidad de que éstos manifiesten su voluntad, el consentimiento deberá ser dado por el consejo de familia. 

h) Si la pareja va a contraer matrimonio bajo el régimen legal de la separación de Bienes es obligatorio entregar al Oficial del Estado Civil el acto auténtico instrumentado a estos fines, el cual debe estar registrado y debidamente notificado. Este acto debe ser levantado con anterioridad a la celebración del matrimonio.

i) En los casos de extranjeros, acta de nacimiento, pasaporte, si el mismo está en castellano y consigna el estado civil como soltero(a) no es obligatoria la presentación de la constancia de soltería. Para los demás casos, constancia de soltería expedida por el Registro Civil del país de origen o residencia de éstos. Esta constancia de declaración debe estar legalizada por la autoridad consular dominicana acreditada al lugar donde fue expedida. Si el documento no está escrito en castellano debe ser traducido por un intérprete judicial y legalizado por la Procuraduría General de la República y la Secretaría de Relaciones Exteriores. En algunos casos la traducción puede ser hecha en el mismo Consulado Dominicano. Algunas Delegaciones Diplomáticas acreditadas en territorio dominicano reciben la declaración de soltería de sus ciudadanos. En el caso de los ciudadanos extranjeros cuyo país de origen y residencia no tiene relaciones diplomáticas con la República Dominicana, esta declaración de soltería puede ser hecha ante un notario público dominicano, debiendo estar legalizada por la Procuraduría General de la República.

En los casos de ciudadanos Italianos, no debe dispensarse el edicto, debiendo fijarse el mismo en lugar visible de la Oficialía tres (3) días antes, por lo menos a la fecha en que se celebrará el matrimonio. Se levantará una constancia en ese sentido.

Acta instrumentada en el extranjero.

Las Actas del Estado Civil instrumentadas en el extranjero relativas a un ciudadano dominicano, podrán ser transcritas en un Registro del país. Si esta Acta fue levantada por el Cónsul Dominicano en funciones de Oficial del Estado Civil en el extranjero, basta que la misma esté legalizada por la Secretaría de Estado de Relaciones Exteriores.

En los casos en que el Acta haya sido instrumentada en la Oficina del Registro Civil de cualquier país extranjero, ésta debe estar legalizada por la Autoridad Consular Dominicana en ese país y por la Secretaría de Estado de Relaciones Exteriores en la República Dominicana.

En los casos en que estas Actas no estén escritas en castellano, las mismas deben ser debidamente traducidas ante un intérprete judicial y posteriormente legalizadas por la Procuraduría General de la República y la Secretaría de Estado de Relaciones Exteriores.

Una vez es asentada el Acta proveniente del extranjero, en los Libros-Registros de rigor, el Oficial del Estado Civil puede levantar dicha acta de transcripción. 

El expediente que sustenta la transcripción de Actas del Extranjero debe pasar a formar parte del Archivo de la Oficialía del Estado Civil. Es importante destacar que todos los expedientes de Transcripción de Actas del Extranjero deben estar debidamente autorizados por la Junta Central Electoral a través de su Consultoría Jurídica. En los casos de Transcripción de Actas de Divorcio, es obligatorio que éstas sean homologadas mediante exequátur de un Tribunal dominicano.

C) Divorcio

Para un Pronunciamiento de Sentencia de Divorcio por Mutuo Consentimiento.

a) Sentencia debidamente registrada.

b) Instancia de solicitud de pronunciamiento por parte del Abogado.

Debe haber transcurrido el plazo legal de la Octava Franca entre la fecha en que se dictó la Sentencia y la fecha en que ésta será pronunciada. De este requisito quedan exceptuados los casos previstos en el párrafo V del Art.28 de la Ley 1306-Bis (agregado por la Ley 142 del 4 de junio de 1971).

Pronunciamiento de Sentencia de Divorcio por Incompatibilidad de Caracteres.

a) Sentencia debidamente registrada.

b) Instancia de solicitud de Pronunciamiento por parte del Abogado, dando fe de que la Sentencia no ha sido apelada ni pronunciada.

c) Acto de Notificación de la Sentencia, debidamente registrado (la notificación debe ser hecha antes de los seis (6) meses a partir de la fecha de la Sentencia).

d) Acto de Emplazamiento para el Pronunciamiento de la Sentencia de Divorcio, debidamente registrado.

e) Certificación de No Apelación expedida por la Secretaría de la Cámara Civil y Comercial de la Corte de Apelación correspondiente.

f) Certificación de No Apelación expedida por la Secretaría de la Cámara Civil y Comercial de la Circunscripción correspondiente, del Juzgado de Primera Instancia competente.

El procedimiento de un Pronunciamiento de Sentencia de Divorcio

El Pronunciamiento lo constituye la transcripción del Dispositivo o Fallo de la Sentencia en los Libros-Registros de rigor. Los expedientes que sustentan los Pronunciamientos de las Sentencias de Divorcio deben pasar a formar parte del archivo de la Oficialía. Una vez asentada la transcripción, el Oficial del Estado Civil puede expedir Actas del Pronunciamiento.

D) Defunciones

El procedimiento para registrar una defunción.

Las Oficialías del Estado Civil tienen a su cargo el registro de las defunciones.

El Acta de Defunción se asienta en los Libros-Registros destinados a esos fines y puede ser hecha por cualquier pariente del difunto o cualquier otra persona que esté en condiciones de aportar datos más o menos exactos de su estado civil.

Las defunciones que ocurren en las jurisdicciones correspondientes a las Oficialías del Estado Civil de la Primera, Segunda, Tercera, Cuarta y Sexta Circunscripciones del Distrito Nacional son instrumentadas por la Delegación de Oficialía de Estado Civil, que tiene a su cargo exclusivamente estos registros.

Los requisitos para registrar una Declaración Oportuna de Defunción.

a) Cédula de Identidad y Electoral o Pasaporte (si es extranjero) del difunto.

b) Certificado de Defunción expedido por la Clínica u Hospital.

Nota: Una Declaración de Defunción se considera oportuna si es realizada dentro de las primeras 24 horas.

Los requisitos para registrar una Declaración Tardía de Defunción.

a) Cédula de Identidad y Electoral del declarante.

b) Certificación de las Oficialías de la jurisdicción de no inscripción de la defunción.

c) Certificación de Defunción expedida por la Clínica u Hospital.

d) Certificación expedida por el Ayuntamiento donde conste que el cadáver fue inhumando.

e) Acto de Notoriedad donde conste el lugar, fecha de la muerte y causa del fallecimiento, firmado por testigos ante Notario Público o Juez de Paz, legalizado por la Procuraduría General de la República, cuando no exista el certificado de defunción expedido por la Clínica u Hospital, correspondiente, o en los casos en que existan dudas de su veracidad, y cuando el fallecimiento haya ocurrido 20 años atrás.

f) Cédula de Identidad y Electoral del difunto.

g) Ratificación ante el Tribunal correspondiente conforme el Art.70, de la Ley 659 sobre Actos del Estado Civil, de fecha 17 de julio del 1944.

E) Procedimiento para autorización para llevar apellido.

Toda persona está en facultad de autorizar a otra a llevar su apellido. Basta para esto que sea mayor de edad y que esté en plena capacidad civil.

Esta autorización deberá ser otorgada por ante Notario Público, debiendo hacer mención de la misma al margen del Acta de Nacimiento de la persona autorizada contenida en los Libros Registros del Estado Civil correspondiente, previa autorización mediante Oficio de la Junta Central Electoral. Esta autorización puede ser revocada, para lo cual se notificará por ministerio de Alguacil al Oficial del Estado Civil actuante y al interesado.

De la revocación también se hará mención al margen del Acta de Nacimiento, tanto en el Libro-Registro primer original como el segundo previo Oficio a la Oficina Central del Estado Civil.

F) Procedimiento para el (los) cambio(s) y añadidura(s) de nombre(s).

Toda persona puede cambiar su nombre o añadir otro a los propios, para lo cual deberá dirigirse vía Junta Central Electoral al Poder Ejecutivo, para que éste mediante Decreto así lo disponga. Esta petición debe contener los motivos que la sustentan, y otro documento pertinente. El Poder Ejecutivo, una vez transcurrido el plazo de sesenta (60) días consecutivos de fijación de Edicto en la puerta del Juzgado de Paz correspondiente a la residencia actual del requeriente, sin que se presente oposición alguna, dictará el Decreto correspondiente previa presentación por parte del requeriente al Presidente de la Junta Central Electoral de:

a) Un ejemplar del aviso con la certificación del Alguacil de que la fijación fue hecha y su duración.

b) Un ejemplar del número de la Gaceta Oficial en que se hizo la publicación.

El Decreto deberá publicarse, no sólo en la Gaceta Oficial, sino también en un diario de circulación reconocida.

El acta de Nacimiento de la persona que ha cambiado su nombre o añadido otro (s) a éste, deberá contener la anotación marginal en ese sentido, a los fines de que al expedirse Acta se haga constar el nuevo nombre. Esta situación debe ser comunicada mediante Oficio a la Oficina Central del Estado Civil, depositaria del Libro-Registro segundo original para que también en éste se haga figurar el nuevo nombre, el cual también será asentado en todos los Actos del Estado Civil en que haya intervenido la persona que ha cambiado su nombre, siempre que se hayan instrumentado con anterioridad dicho cambio.

G) Procedimiento de las Sentencias de nulidad de Actos del Estado Civil.

Los Actos del Estado Civil pueden ser anulados mediante Sentencia, cuando los mismos así lo ameriten. Esta Sentencia, que debe estar registrada, será transcrita en la Oficialía del Estado Civil depositaria del Acta objeto de la nulidad.

El Dispositivo de la misma se asienta en los Libros-Registros destinados a las Transcripciones y posteriormente se consiga la anotación marginal en ese sentido en el Acta que se anula. Estos expedientes deben ser autorizados por la Junta Central Electoral, a través de su Consultoría Jurídica.

Los procedimientos de Nulidad de Actos del Estado Civil no deben festinarse y sólo están reservados para los casos que verdaderamente requieran ser anulados. Una vez consumada la Nulidad, el Acto anulado no surte efecto jurídico alguno. La Oficina Central del Estado Civil depositaria del Libro-Registro segundo original que contiene el acta anulada, debe ser comunicada en este sentido a los fines de la anotación marginal correspondiente.

H) ¿Procedimiento para la reconstrucción de un Acto del Estado Civil? 

En los casos de pérdida o destrucción de uno de los Libros-Registros originales en curso, éste podrá ser reconstruido de acuerdo con el original que se conserve, para lo cual será necesario que el Oficial del Estado Civil lo comunique al Presidente de la Junta Central Electoral, así como la directa vigilancia del Procurador Fiscal correspondiente.

Si la destrucción ha sido parcial, la reconstrucción puede ser hecha por título fehaciente, testigos, así como por libros o papeles de los padres ya difuntos. En los casos de destrucción de los registros cuya reconstrucción resulte laboriosa y compleja, ésta será encomendada por el Poder Ejecutivo a una comisión presidida por el Procurador Fiscal del lugar de que se trate y compuesta por el Presidente del Ayuntamiento del Distrito Nacional o del Ayuntamiento del lugar de que se trate y un ciudadano de reconocida solvencia moral, mayor de cincuenta (50) años.

Esta comisión podrá tomar como fuente las copias, menciones, extractos y otros documentos provenientes del Archivo Oficial del Estado Civil, de los Ayuntamientos, así como cualquier otro escrito emanado de oficina pública y que reproduzcan total o parcialmente los actos desaparecidos.

Esto puede ser robustecido por Declaración bajo fe del juramento de la parte interesada y por información de los testigos requeridos por la comisión. De todo lo anterior deberá levantarse Acta, que firmarán los miembros de la Comisión y que posteriormente será transcrita en el Registro correspondiente.